01
Qué hace el asistente y qué no hace
El alcance es una cosa concreta: conversación, registro, disponibilidad real, reserva y recordatorio. Todo lo demás queda fuera a propósito, para que el bot nunca prometa lo que no puede cumplir.
SÍ HACE
Responde 24/7 en WhatsApp y en el chat de la web
Pide y valida los datos de registro antes de agendar
Consulta Google Calendar y muestra solo horas libres
Crea la cita en el calendario con los datos de la persona
Envía el recordatorio 2 días antes y 1 hora antes
Reprograma y cancela desde el mismo chat
Deriva a una persona cuando la consulta se sale del guion
NO HACE
Dar diagnóstico clínico ni indicar tratamiento
Cobrar, generar links de pago o tomar tarjetas
Inventar horarios que el calendario no tiene
Iniciar conversaciones en frío ni enviar difusiones
Seguir hablando cuando ya intervino una persona
La regla dura del asistente: si el dato no está en el calendario o en la información cargada, lo dice y deriva. Nunca completa con una suposición.
02
Cómo funciona, de la primera línea a la cita confirmada
Seis pasos. Los dos pasos en negro son compuertas de control: si no se cumplen, el flujo no avanza.
1
Entrada
Escribe por WhatsApp o por el chat de la web
El botón del sitio abre la conversación. Los dos canales usan el mismo asistente y la misma agenda, así que la persona no repite nada si cambia de uno al otro.
2
Compuerta · Registro
La IA pide los datos y los valida
Nombre, teléfono, correo y el motivo de la cita. Si el correo tiene mal formato o falta un dato, no pasa al calendario: lo vuelve a pedir.
3
Disponibilidad
Consulta el Google Calendar en vivo
Lee los bloques ocupados del calendario del profesional o de la sede y arma las opciones libres según duración de la cita, horario de atención y tiempo entre citas.
4
Compuerta · Confirmación
La persona elige y confirma
Se muestran tres opciones concretas de día y hora. Sin confirmación explícita no se crea nada, y el horario se vuelve a verificar en el momento de reservar para evitar dobles reservas.
5
Reserva
La IA crea el evento en el calendario
El evento queda con el nombre, el motivo, el teléfono y el correo en la descripción, y la persona recibe la invitación al instante.
6
Recordatorios
Correo 2 días antes y 1 hora antes
Automáticos, con el link para reprogramar o cancelar. Si se cancela, el horario vuelve a quedar libre para el siguiente que escriba.
🦷
CLÍNICA · ASISTENTE
en línea
Hola, quiero una cita para limpieza dental
Hola 👋 Con gusto. Antes de ver la agenda necesito tres datos: tu nombre completo, tu correo y tu teléfono.
Ana Reyes, ana.reyes@correo, 987654321
Gracias, Ana. El correo ana.reyes@correo parece incompleto, le falta el dominio. ¿Me lo confirmas?
ana.reyes@correo.com
Consultando Google Calendar
Listo. La limpieza toma 45 minutos y quedan estos horarios: jueves 21 a las 10:00, jueves 21 a las 16:30 o viernes 22 a las 09:15. ¿Cuál te queda?
El jueves 10 de la mañana
Confirmo entonces: jueves 21 de agosto, 10:00, limpieza dental. ¿Lo reservo?
Sí
Cita creada en el calendario
Reservado, Ana. Te llegó la invitación a tu correo. Te recuerdo el martes 19 y otra vez una hora antes. Si necesitas moverla, escríbeme por aquí.
¿La limpieza me deja los dientes sensibles?
Esa es una consulta clínica y prefiero no responderla yo. Se la paso a la doctora y te escribe desde este mismo número.
El último intercambio es a propósito: el bot admite lo que no le corresponde y deriva, en vez de improvisar una respuesta médica.
03
El mismo motor, dos casos distintos
La lógica de agendar es la misma. Lo que cambia es quién agenda, cuánto dura la cita y a qué calendario entra.
🦷
CASO A · CLÍNICA DENTAL
Un calendario por profesional
- El paciente escribe y se registra
- Elige el tipo de atención: limpieza, evaluación, ortodoncia o urgencia
- La duración y el buffer se ajustan solos según el tipo
- Ve solo las horas libres del odontólogo que atiende ese tratamiento
- Cita creada y recordada. La urgencia se deriva de inmediato a una persona
🎓
CASO B · COLEGIO
Un calendario por área o tutor
- El apoderado o el interesado escribe y se registra
- Elige el motivo: visita al colegio, entrevista de admisión o cita con el tutor
- El asistente reconoce si es familia nueva o ya matriculada
- Ve solo los bloques que admisión o el tutor dejaron abiertos
- Cita creada y recordada, con la lista de documentos que debe traer
04
Dos formas de construirlo
Las dos hacen exactamente lo mismo de cara al usuario y las dos leen la agenda real. Lo que cambia es dónde vive la bandeja de atención y de quién es la infraestructura.
★ MÁS ELEGIDO
Stack 1 · el más económico
BUZÓN GHL + CONECTORES
USD 1,100 + IGV setup
y USD 300 + IGV al mes
- GoHighLevel funciona como bandeja y CRM, no como cerebro
- WhatsApp del cliente conectado dentro de GHL
- Widget de chat de GHL en la página web
- La IA corre en conectores fuera de GHL, con guion escrito por nosotros
- Lectura directa de Google Calendar por API, no del calendario de GHL
- Duración, buffer y horario distintos por tipo de cita
- Reprogramación y cancelación por el mismo chat
- Cada registro queda como contacto en el CRM
- Licencia de la plataforma incluida en el fee
Stack 2 · a medida
CLOUD API + INBOX PROPIO
USD 1,700 + IGV setup
y USD 390 + IGV al mes
- WhatsApp Cloud API oficial de Meta, sin intermediarios
- Bandeja de atención hecha a medida, con los estados del negocio
- Widget web propio, integrado al diseño del sitio
- Número, conversaciones y data 100% del cliente
- Backend y base de datos del cliente
- Google Calendar API nativa, multi sede y multi profesional
- Recordatorios propios por correo y por WhatsApp
- Panel de reservas y tasa de inasistencia
- Sin licencia mensual de plataforma de terceros
Falta una tercera opción a propósito: la IA nativa de GoHighLevel no puede consultar la disponibilidad real del calendario, así que ofrecerla sería vender un bot que agenda a ciegas. Por eso en el stack 1 GHL se queda con lo que hace bien, la bandeja y el CRM, y el agendamiento lo resuelven los conectores contra Google Calendar.
El fee mensual de los dos incluye infraestructura, consumo de IA, mantenimiento del flujo y soporte. No incluye el saldo de conversaciones de Meta, que se paga al costo directamente a Meta con la cuenta del cliente.
05
La diferencia, línea por línea
Para elegir sin leer las dos listas otra vez.
| Punto de decisión | Buzón GHL + conectores | Cloud API + inbox propio |
|---|
| CANALES Y CONVERSACIÓN |
| Dónde vive la bandeja de atención | GoHighLevel | Bandeja propia, hecha a medida |
| WhatsApp desde la web | Número conectado dentro de GHL | Cloud API oficial, directa |
| Chat dentro de la página | Widget de GHL | Widget propio a medida |
| Quién conversa | IA propia en conectores, fuera de GHL | IA propia en el backend del cliente |
| AGENDA |
| Origen de la disponibilidad | Google Calendar por API | Google Calendar por API |
| Reglas por tipo de cita | Completas | Completas y a medida |
| Profesionales o sedes en paralelo | Sin límite práctico | Sin límite práctico |
| Reprogramar y cancelar por chat | Sí | Sí |
| PROPIEDAD Y OPERACIÓN |
| Dueño de la data | Cliente, dentro de GHL | Cliente, en su propia base |
| Dependencia de plataforma externa | Media, la bandeja es de GHL | Ninguna |
| Licencia mensual de plataforma | Incluida en el fee | No aplica |
| Tiempo de implementación | 15 días hábiles | 25 días hábiles |
| Recordatorio por WhatsApp además del correo | Opcional | Incluido |
Se puede empezar con el buzón de GHL y migrar después a Cloud API: el guion, los contactos y las citas se migran, y solo se paga la diferencia de setup.
06
Los dos clientes juntos
El flujo se construye una vez y se adapta al segundo caso. Por eso la segunda implementación no cuesta lo mismo que la primera.
USD 2,200
Dos setups del stack 1 por separado
▶
USD 2,035
Clínica y colegio contratados juntos, setup completo del primero y 15% menos en el segundo
=
USD 165
De ahorro, más un solo proceso de puesta en marcha
| Concepto | Modalidad | Inversión |
|---|
| STACK 1 · BUZÓN GHL + CONECTORES |
| Setup primer cliente | Pago único | USD 1,100 + IGV |
| Setup segundo cliente (15% menos) | Pago único | USD 935 + IGV |
| Operación, por cada cliente activo | Fee mensual | USD 300 + IGV |
| STACK 2 · CLOUD API + INBOX PROPIO |
| Setup primer cliente | Pago único | USD 1,700 + IGV |
| Setup segundo cliente (15% menos) | Pago único | USD 1,445 + IGV |
| Operación, por cada cliente activo | Fee mensual | USD 390 + IGV |
| El descuento del 15% en el segundo setup aplica si ambos se contratan dentro de los 60 días y sobre el mismo stack. Los dos clientes pueden ir en stacks distintos, en ese caso el descuento se calcula sobre el setup del segundo. El fee mensual es por cliente, cada uno con su número, su calendario y su guion. Pago mensual adelantado. Todos los valores son + IGV. |
Recordatorio por WhatsApp
USD 90 + IGV único
Plantillas de utilidad aprobadas por Meta para recordar la cita también por WhatsApp. Incluido en Cloud API.
Encuesta y reactivación
USD 120 + IGV único
Mensaje después de la cita para medir satisfacción y traer de vuelta a quien no volvió a agendar.
Integración con su sistema
A cotizar
Historia clínica, sistema académico, CRM propio o pasarela de pago para separar la cita con adelanto.
Profesional o sede extra
USD 60 + IGV único
Sumar un calendario más al mismo asistente, con sus horarios y sus reglas.
Segundo idioma
USD 150 + IGV único
El asistente detecta el idioma y responde en inglés o portugués con el mismo guion.
Reporte mensual ampliado
USD 70 + IGV /mes
Citas agendadas, canceladas, inasistencia, horas muertas y motivos de consulta más frecuentes.
📋
FASE 1 · DÍAS 1 A 3
Levantamiento
- Sesión de 45 minutos con el cliente
- Tipos de cita, duración y horarios de atención
- Accesos: Google Calendar, web y línea de WhatsApp
- Guion del asistente aprobado por escrito
🔧
FASE 2 · DÍAS 4 A 12
Construcción
- Conexión de canales y calendario
- Flujo de registro, disponibilidad y reserva
- Recordatorios a 2 días y 1 hora
- Demo funcional con el caso real del cliente
🧪
FASE 3 · DÍAS 13 A 15
Pruebas y salida
- Batería de casos difíciles, incluida la doble reserva
- Capacitación al equipo que recibe las derivaciones
- Semana de acompañamiento en vivo
- Asistente operando y agenda llenándose sola
Los plazos son en días hábiles y corren desde que están los accesos. El stack Cloud API suma hasta 10 días adicionales por la verificación del negocio ante Meta, que no depende de nosotros.
Contrato: fee mensual sin permanencia forzada, con preaviso de 30 días.
Setup: 50% al iniciar y 50% contra la demo funcional aprobada.
WhatsApp: la línea y la cuenta de Meta van a nombre del cliente final.
Saldo de Meta: las conversaciones se pagan al costo, directo a Meta, no pasan por nosotros.
Google Calendar: el cliente da acceso al calendario que se va a usar y sigue siendo suyo.
Propiedad: guion, flujos y datos son del cliente una vez pagados.
Soporte: WhatsApp y correo, lunes a viernes en horario laboral.
Mejoras: los ajustes de guion y de horarios están dentro del fee mensual.
Validez: 15 días calendario desde la fecha de esta cotización.
Precios: todos los valores son + IGV, pago mensual adelantado.
ANTES DE FIRMAR
Primero lo ven agendando de verdad
Montamos una demo funcional con el calendario real del cliente y una cita de prueba de punta a punta, incluido el correo de recordatorio. Recién ahí se decide. Si en esa demo el asistente no reserva bien, no hay cobro de setup.
Empecemos por el que tenga la agenda más caótica 🔥
Con los accesos en mano, la demo está lista en menos de dos semanas.
HABLEMOS POR WHATSAPP